Stor dansk virksomhed ryster posen og sletter alle møder i kalenderen
Det er direktøren i virksomheden Systematic, der vil markere årsskiftet med en drastisk ændring.
De fleste har prøvet det. En sidder og halvsover. En anden tjekker sine mails, mens en tredje synes, der er alt for koldt i lokalet. Sådan kan en typisk mødesituation i enhver dansk virksomhed ofte se ud.
Det vil Michael Holm, der er direktør i softwarevirksomheden Systematic, gøre op med i sin virksomhed, som har over 1000 ansatte. Han har fortalt receptionen, at de skal slette alle interne møder i kalenderen, så de kan starte på en frisk i det nye år.
- Nu ryster vi posen og gør noget drastisk, så vi kan komme vanetænkningen til livs. Vi kan ikke undgå at holde møder, men vi skal i langt højere grad overveje, hvorfor et møde er vigtigt, fortæller Michael Holm til TV 2.
Fremover bliver der sat en række kriterier for de møder i koncernen, som ledelsen mener er nødvendige. Møderne vil foregå stående, de må ikke vare over 30 minutter og så bør der maksimalt være fem deltagere.
Der ligger ikke nogen videnskabelige undersøgelser eller særlige erfaringer bag tiltaget, forklarer direktøren.
- Det er en måde at udfordre os alle sammen til at tænke anderledes. I stedet for blot at reducere antallet af møder, så gør vi noget drastisk. Det er min måde at putte handling bag ordene, siger Michael Holm.
Han håber, de færre møder vil spare medarbejderne tid og samtidig øge produktionstiden.
- Jeg har deltaget i alt for mange møder, hvor man kunne skrive et referat, før mødet startede. Den slags møder er dræbende og spild af tid, siger Michael Holm.
Strenge regler kan være dræbende
Mie Femø Nielsen, der er professor i kommunikation med speciale i mødekultur, mener, at det giver god mening at træde et skridt tilbage og overveje, hvorfor man holder sine møder. Selve metoden kan dog godt skabe problemer.
- Når man opstiller strenge regler for, præcis hvordan møder skal afholdes, så kan det gøre tingene sværere i praksis. Det vil kunne ende med, man faktisk skal holde flere møder, siger Mie Femø Nielsen.
I stedet forklarer Mie Femø Nielsen, det er vigtigt, at alle mødedeltagere har samme forståelse af, hvorfor mødet rent faktisk bliver afholdt.
- Det kan virke meget simpelt, men det er en fejl, som sker gang på gang, forklarer professoren fra Københavns Universitet.
I hendes optik er den sikre vej til færre og kortere møder god tilrettelæggelse. Her ligger ansvaret hos personen, der har indkaldt til mødet.
- Et godt møde kræver mest af mødelederen. Et struktureret møde tager en halv time at forberede, men det sparer den samlede gruppe en masse tid, siger Mie Femø Nielsen.
Systematic har hovedkontor i Aarhus, men har kontorer i 12 lande verden over. Det seneste år har de omsat for lige over én milliard danske kroner.